Специалист по организации мероприятий работает в двух местах. В ивент-агентстве он ведёт проекты клиентов. В компании он отвечает за внутренние события: корпоративы, конференции, дни компании, выездные встречи. Часто эту роль совмещают с HR, маркетингом или работой ассистента руководителя.
Ниже обязанности такого специалиста, навыки, которые нужны на практике, и инструменты, которые экономят время. Мы сами работаем с такими людьми каждую неделю: они заказывают у нас шоу для своих событий.
Обязанности
- Планирование. Календарь событий на год, цели и бюджет каждого
- Бриф и концепция. Собрать вводные от руководства, придумать или согласовать идею
- Площадка и подрядчики. Поиск, переговоры, договоры, контроль сроков
- Бюджет. Смета, согласование, закрывающие документы
- Программа. Сценарий и тайминг вместе с ведущим
- Коммуникация с участниками. Приглашения, регистрация, напоминания, логистика
- Работа в день события. Координация подрядчиков, решение внезапных проблем
- Итоги. Опрос участников, фото и видео, отчёт руководству
Навыки, которые нужны на практике
- Держать в голове десятки задач и не терять сроки
- Договариваться с подрядчиками и читать сметы
- Спокойно работать в день события, когда что-то идёт не по плану
- Понимать базовую технику: звук, свет, экраны, райдеры
- Считать деньги и объяснять руководству, зачем они нужны
Как устроен отдел мероприятий
В небольшой компании мероприятиями занимается один ответственный. В крупной есть отдел или центр организации мероприятий: руководитель (директор по мероприятиям), менеджеры проектов, координаторы, иногда своя продакшн-группа. Отдел ведёт внутренние события и участие компании во внешних: выставки, форумы, спонсорство.
Инструменты
- Таблица-сценарий. Одна таблица с таймингом, текстом ведущего, звуком, светом и ответственными. Как её собрать, в статье про сценарий мероприятия
- Трекер задач. Доска с задачами по каждому событию и дедлайнами подрядчиков
- Сервисы регистрации. Формы, списки гостей, QR-коды на входе
- Опросы и голосования. Для интерактива во время события и обратной связи после
- База подрядчиков. Проверенные площадки, ведущие, техники с ценами и отзывами
Готовый номер без лишней координации
Ответственному за мероприятие больше всего времени съедают подрядчики, которым нужны монтаж, отдельный технический райдер и согласования с площадкой. Наше световое шоу устроено иначе. Гости сканируют QR-код, поднимают телефоны, и фонарики всего зала мигают под музыку. Оборудования нет, сигнал идёт ультразвуком через колонки площадки, запускает ведущий или диджей по таймингу.
После шоу у гостей в браузере открываются голосование или розыгрыш, а организатор получает цифру для отчёта: сколько человек участвовали. Цена от 10 000 ₽ за мероприятие до 100 гостей. Если вы организуете события для клиентов, есть партнёрские условия: ведущим и агентствам.
Частые вопросы
Как называется должность? Встречаются варианты: ивент-менеджер, менеджер по организации мероприятий, специалист по событийному маркетингу, координатор мероприятий. Суть работы одна.
С чего начать новичку в сфере организации мероприятий? С работы координатором в агентстве или на площадке: там быстрее всего видно, как события устроены изнутри.
Этапы подготовки события в статье про организацию мероприятий, работа с агентствами в статье про услуги по организации праздников, бюджет и договоры в статье про бюджет и риски.