Ивент-агентство берёт на себя всё, что обычно делает организатор мероприятия: площадку, подрядчиков, программу, логистику и работу в день события. Заказчик получает одного исполнителя и одну смету вместо десятка договоров.
Мы работаем с агентствами как подрядчик: наше световое шоу они встраивают в свои программы. Поэтому видим рынок с обеих сторон. Ниже разберём, какие услуги по организации праздников бывают, как выбрать агентство и что проверить в смете.
Что входит в услуги агентства
- Концепция. Идея, тема, стиль, сценарий
- Площадка. Подбор, переговоры, бронь
- Подрядчики. Ведущий, артисты, диджей, кейтеринг, декор, фото и видео
- Техника. Звук, свет, экраны, сцена, монтаж и демонтаж
- Логистика. Трансфер гостей, проживание, регистрация
- Проведение. Координатор и команда на площадке, контроль тайминга
- Отчёт. Фото, видео, закрывающие документы
Можно заказать всё «под ключ» или только часть: например, агентство делает программу и ведёт вечер, а площадку и еду компания берёт на себя.
Какие бывают агентства
- Полного цикла. Корпоративы, конференции, выездные мероприятия, премии. Работают с крупными бюджетами и тендерами
- Праздничные. Свадьбы, дни рождения, выпускные, детские праздники. Часто это команда вокруг ведущего
- BTL и промо. Промоакции, дегустации, стенды, активации брендов на чужих событиях
- Концертные. Организация концертов и туров, работа с артистами и площадками
- Спортивные и городские. Забеги, фестивали, дни города, открытие сезона
Для корпоратива на 80 человек агентство полного цикла, которое привыкло к форумам на 2000 участников, обычно дороже и не всегда внимательнее. Лучше искать того, у кого в портфолио похожие по размеру события.
Как выбрать ивент-агентство
- Портфолио с видео. Фото декора есть у всех. Видео с реакцией зала показывает, как прошло событие на самом деле
- Похожие кейсы. Тот же формат, число гостей и бюджет
- Отзывы с контактами. Попросить связаться с 1–2 прошлыми заказчиками
- Кто будет на площадке. Менеджер, который продаёт, и координатор, который работает в день события, часто разные люди
- Подробная смета. Каждая позиция отдельной строкой, а не «программа под ключ» одной суммой
- Договор. Сроки оплаты, условия переноса и отмены, ответственность за подрядчиков
Из чего складывается смета
Смета обычно состоит из стоимости подрядчиков и агентского вознаграждения. Вознаграждение считают процентом от бюджета, чаще всего 10–20%, или закладывают в наценку на услуги подрядчиков. Оба варианта нормальны, важно понимать, какой из них в вашей смете.
Статьи, где чаще всего появляются лишние деньги: техника (аренда звука и света на зал, где всё уже есть), декор, персонал и «непредвиденные расходы» без расшифровки. Стоит спросить, что из техники уже есть на площадке.
Что можно заказать отдельно
Не всё обязательно брать через агентство. Ведущего, фотографа или отдельный номер программы можно найти самостоятельно и передать агентству в тайминг. Главное, чтобы координатор знал обо всех подрядчиках заранее.
Наше световое шоу как раз из таких номеров. Гости сканируют QR-код, поднимают телефоны, и фонарики всего зала мигают под музыку. Оборудования и монтажа нет, сигнал идёт через ультразвук из колонок площадки. Запускает звукорежиссёр или диджей по таймингу, так что агентству не нужно менять техническую часть. Цена от 10 000 ₽ за мероприятие до 100 гостей.
Если вы агентство
Шоу можно добавить в свой прайс как собственный номер. Даём QR-код, админку, описание и видео для презентаций. Ваша команда запускает шоу сама, наш выезд не нужен, поэтому даты не блокируются. Закупочная скидка от 10% за первое мероприятие и до 30% при регулярных заказах. Условия на странице ведущим и агентствам.
Частые вопросы
За сколько времени обращаться в агентство? На новогодние корпоративы лучше в сентябре–октябре: к ноябрю хорошие площадки и ведущие уже заняты. На остальные события обычно хватает 1–2 месяцев.
Можно ли обойтись без агентства? Да, если гостей немного и есть человек, который возьмёт на себя координацию. Порядок действий в статье про организацию мероприятий.
Как сравнивать предложения разных агентств? Попросить сметы по одному брифу и сравнивать построчно: одинаковые ли подрядчики, техника и количество персонала.
Как собрать программу вечера, в статье про сценарий мероприятия. Обзор шоу-номеров с ценами в статье шоу-программа на корпоратив.