Организация мероприятия почти всегда идёт по одной схеме: цель, бюджет, площадка, подрядчики, программа, день события. Первые пункты про логистику и деньги, и по ним есть сотни чек-листов. Гости же запоминают программу, а точнее один-два момента из неё.
Мы делаем световые шоу на корпоративах, концертах, стадионах и городских праздниках и видим много чужих программ изнутри. Ниже этапы подготовки коротко и подробнее про то, что добавить в программу.
Этапы организации мероприятия
- Цель и аудитория. Кто придёт, сколько человек, что они должны унести с собой: эмоцию, знакомства, информацию о продукте
- Бюджет. Площадка и еда обычно забирают больше половины. Программу стоит заложить отдельной строкой сразу, а не из остатка
- Дата и площадка. Вместимость, звук, экран, возможность затемнить зал, время на монтаж
- Подрядчики. Ведущий, диджей или группа, техника, кейтеринг, декор, фото и видео
- Программа и тайминг. Что и во сколько происходит, кто за что отвечает
- День события. Прогон, координатор на площадке, запасной план на случай задержек
- После. Фото и видео участникам, опрос, отчёт заказчику или спонсору
Если мероприятие большое, эти шаги берёт на себя ивент-агентство. Если маленькое, часто хватает ведущего, который соберёт программу и подрядчиков. Как выбрать агентство и что у него заказывать, разберём в отдельной статье.
Где программа обычно проседает
По нашему опыту, провалы в программе повторяются от праздника к празднику:
- Первые 30–40 минут. Гости собираются, знакомятся, стоят с бокалами. Ведущий ещё не начал, зал рассеян
- Ужин. Люди едят и разговаривают за столами, сцену почти не смотрят
- Официальная часть. Речи и награждения затягиваются, внимание падает к третьему выступающему
- Финал. Часть гостей уже ушла, остальные танцуют. Праздник заканчивается сам собой, без точки
Запоминается обычно начало и кульминация. Поэтому самый заметный номер лучше ставить не в начало, а ближе к финалу, пока зал ещё полный.
Что добавить в программу
Номер на сцене. Кавер-группа, иллюзионист, LED-артисты, песочное шоу. Работают как зрелище: зал смотрит, но сам не участвует. Хороши в первой половине вечера. Цены и плюсы каждого формата в обзоре шоу-программ на корпоратив.
Интерактив без реквизита. Голосования, викторины, задания по столам. Подходят для ужина, когда гости сидят. Готовые варианты в статье про конкурсы без реквизита.
Общее действие всего зала. Момент, когда участвует каждый гость, а не только те, кого вызвали на сцену. Это и есть то, что потом пересказывают и выкладывают в соцсети.
Световое шоу из телефонов гостей
Наш вариант общего действия. Гости сканируют QR-код с экрана, нажимают «Начать» и поднимают телефоны. Фонарики и экраны начинают мигать в такт музыке, по залу идут волны и цвета. Приложение и интернет не нужны: сигнал идёт через ультразвук из обычных колонок площадки.
Для организатора это удобно по нескольким причинам:
- Нет оборудования и монтажа: не нужно время площадки и отдельная техническая бригада
- Запускает ведущий, диджей или звукорежиссёр по таймингу
- Работает от 30 гостей в ресторане до 27 000 зрителей на стадионе
- После шоу у каждого гостя в браузере открываются голосование, розыгрыш или страница спонсора
- Видео с тысячи телефонов гости снимают сами
Цена фиксированная за мероприятие: от 10 000 ₽ до 100 гостей, запусков за вечер сколько угодно. Для больших залов цена зависит от числа зрителей, расчёт на странице цен.
Пример тайминга с финалом
- 19:00: сбор гостей, фоновая музыка, фотозона
- 19:40: открытие, ведущий, короткое приветствие
- 20:00: ужин и интерактив по столам
- 21:00: номер на сцене
- 21:30: официальная часть, награждения
- 22:00: световое шоу всем залом как кульминация, после него розыгрыш в телефонах
- 22:15: танцы
Организаторам и агентствам
Если вы занимаетесь организацией праздников профессионально, шоу можно продавать как свой номер. Мы выдаём QR-код, админку, видео и описание для прайса. Ваша команда запускает шоу сама, на клиента мы не выходим. Закупочная скидка до 30% при регулярных заказах, условия на странице ведущим и агентствам.
Частые вопросы
С чего начать организацию мероприятия? С цели и числа гостей. От них зависят площадка, бюджет и программа.
За сколько времени начинать подготовку? Корпоратив на 100–200 человек обычно готовят за 1–2 месяца, в декабрьский сезон площадки бронируют раньше. Световое шоу можно подключить за несколько дней до события.
Что нужно от площадки для светового шоу? Звук и экран или полиграфия с QR-кодом. Эффект лучше в затемнённом зале.
Идеи под конкретный формат: корпоратив, свадьба, день города, форум и премия. Заказать шоу на странице корпоративы и свадьбы.