Фестиваль отличается от концерта длительностью и масштабом. Он идёт несколько часов или дней, на нескольких площадках, и зритель выбирает, куда пойти. Поэтому организация фестиваля ближе к организации маленького города на один день: сцены, еда, туалеты, безопасность, навигация, программа.
Мы работали на фестивалях как партнёры и подрядчики, например на ПАРИ Фесте и SummerSound. Ниже этапы, расходы и то, как собрать программу.
Этапы организации фестиваля
- Концепция. Формат (музыкальный, гастрономический, молодёжный, спортивный, детский), аудитория, масштаб
- Площадка и дата. Открытая площадка, парк, набережная или крытый комплекс. Для open air заранее продумать погоду
- Бюджет и финансирование. Билеты, спонсоры, гранты, городской бюджет
- Лайн-ап и программа. Хедлайнеры, остальные артисты, активности между выступлениями
- Согласования. Администрация, полиция, пожарные, медики, для массовых событий это отдельный блок работы
- Инфраструктура. Сцены, звук, свет, экраны, фудкорт, туалеты, навигация, зоны отдыха
- Продажи и реклама. Билеты, соцсети, блогеры, наружка
- Проведение и демонтаж. Команда на площадке, уборка, отчёт партнёрам
Расходы на организацию фестиваля
Крупные статьи: гонорары артистов, сцена и техника, аренда площадки, безопасность и медицина, инфраструктура (ограждения, туалеты, навигация), реклама, команда и волонтёры. У open air к этому добавляется страховка от погоды в виде навесов и запасного плана. Подробнее про бюджет и риски в статье про бюджет, договор и риски.
Доходы обычно складываются из билетов, спонсоров и фудкорта. Для бесплатных городских и молодёжных фестивалей основа это бюджет города и партнёры, поэтому спонсорский пакет здесь важнее билетной кассы. Как его собрать, в статье как привлечь спонсоров.
Из чего собрать программу
- Днём. Локальные артисты, мастер-классы, детская зона, спортивные активности, лекции
- Ближе к вечеру. Артисты посильнее, конкурсы для зрителей с призами партнёров
- Хедлайнер. Когда стемнело и народу больше всего
- Финал. Общий момент для всей площадки, который снимут все
Между выступлениями на сцене всегда есть паузы на перестановку. Их закрывают ведущим, розыгрышами, роликами партнёров на экранах.
Финал, в котором участвует вся площадка
На фестивале тысячи людей с телефонами. Мы превращаем их в общую световую картину: на экране QR-код, зрители открывают страницу, и фонарики всей площадки мигают под песню хедлайнера. Команды идут ультразвуком через звук сцены, поэтому перегруженная мобильная сеть не мешает, а громкая музыка тоже.
Что мы вынесли из фестивалей: анонс шоу должен идти минимум за полторы минуты и лучше от самого артиста. На ПАРИ Фесте ведущий объявил шоу слишком быстро, и подключилось около 30 человек. Через две недели на SummerSound анонс сделала группа, и площадка светилась.
После шоу у зрителей в браузере открывается страница партнёра фестиваля, и это ещё одна позиция в спонсорском пакете с измеримыми переходами. Цена зависит от числа зрителей, расчёт в калькуляторе.
Частые вопросы
За сколько начинать организацию фестиваля? Для первого фестиваля на несколько тысяч человек за 6–9 месяцев: хедлайнеров бронируют заранее, согласования занимают время.
Подойдёт ли шоу для детского или спортивного фестиваля? Да, если есть звук на площадку и экран или полиграфия с QR-кодом. На детских фестивалях используем плавные режимы без резких вспышек.
Форматы для концертов на странице световое шоу на концерте, для городских праздников на странице шоу на день города.